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  1. 2013.11.13 [펌]초정리법. 노구치 유키오
  2. 2011.05.16 "노트 3권의 비밀"
  3. 2011.05.08 일처리 방법론 - 1. 개요
2013. 11. 13. 01:16

* 어디서 스크랩 했는지 출처를 찾을 수 없는 자료 입니다.



노구치 유키오박사는 동경대 공학부를 졸업하고 예일대 경제학 박사가 된 인물로 주 종목은 

공공경제학이라고 한다. 고려원 미디어에서는 노구치 유키오 박사의 책 3권을 펴낸적이 

있는데 현재는 모두 절판되어 구할 수가 없다. 


노구치 박사는 솔직하고 문제해결 과정을 명쾌하게 보여주기 때문에 많은 영감을 주는 사람이다. 

따라서 책의 절판은 아쉬운 일이 아닐 수가 없다. 나는 선생의 대표작인 <초정리법>을 요약하여서 

책을 구할 수 없는 분들께 참고하실 수 있도록 하려고 한다. 

(참고로,<초정리법.시간편>은 다른 책이다.<초정리법>에 이은 책이다.> 



(1) 책의 맨 처음은 그리스 로마 신화의 인용으로 부터 시작된다. 

"아리아드네는 테세우스에게 괴물을 찌를 칼과 실 한 타래를 주었다. 그 실타래를 이용하여

 테세우스는 미노타우로스의 미궁을 빠져나올 수 있었다." 현대인들은 한번 접한 정보를 

나중에 사용할 수 있도록 분류하여 정리한다. 하지만 분류한다는게 너무나 힘든 일이고 

또 대부분의 정리물은 다시 사용되지 않는다. 따라서 분류하지 않고 자동적으로 정리하고 

쉽게 검색하는 새로운 시스템이 필요하다. 노구치 박사의 분류하지 않는 정리법인 '초정리법'의 

핵심은 시간축 검색 컴퓨터의 이용으로 이 두가지를 정리의 미궁에서 빠져나오는 아리아드네의 

실이라고 부른다. 


(2) 머릿말에는 노구치 박사가 정리법책을 쓴다고 하니까 친구들이 놀랐다는 이야기가 나오는데, 

노구치 박사의 연구실은 발디딜 틈도 없이 서류가 쌓여있어 완전히 엉망이었기 때문이었다고 한다.

노구치 박사는 어른이 되면 정리할것이 많아지는데다가 자료의 특성도 분류하기에는 어려운 

서류들이 많아지기 때문 분류 후 정리하는 도서관식 분류방식은 불가능하다고 말한다. 차라리 

정리할 시간과 여유가 없는 사람도 할수있는 새로운 정리법을 찾아내야 한다고 주장하고 시간순 

나열법을 그 해답으로 제시한다.


(3) 노구치 박사는 분류가 매우 어렵고 고도의 지성이 요구되는 작업임을 강조한다. 대표적으로 박쥐 

정보문제와 기타문제를 드는데, 박쥐가 젖을 빠는 포유류이면서 하늘을 나는 조류이기도 하듯이, 

여러가지의 속성을 지닌 정보를 어떻게 분류하느냐 하는 것은 무척 어려운 일이 아닐수 없다고 한다. 

예를 들어 박쥐정보를 포유류 코너에 넣었다면 조류 코너에서 찾을 수 없는 것이 당연하다. 

마찬가지로 우리가 접하는 정보의 대부분은 다양한 속성을 가진 까닭에 여러가지 종류로 분류할 수 있다.

그런데 검색할 때는 그 중 하나로 검색하게 되는 것이다. 분류작업과 검색작업 양측에서 모두 비효율이 

발생하는 것이다.(박쥐정보문제) 또 이런 저런 항목에 들지않아 기타로 분류하는 것은 결국 기타항목이 

비대해지고 수습하기 힘든 지경에 이른다고 한다. (기타문제) 노구치 박사는 분류가 가치있는 정보를 

사장시킬 수도 있는 위험도 생긴다고 말한다. 예를 들어 이중 주격에 대한 일본어 문법책인 

[코끼리는 코가 길다]는 서점에서 제목만으로 동화책 코너에 꽂혀서 찾기 힘들었다고 한다. 


마찬가지로 분류법을 쓰는 경우, 정보를 잘못 분류하여 엉뚱한 곳에 정리하면 그 자료는 어떻게도 

찾을 수가 없어 결국 전체를 뒤져야만 한다. (정말 정리의 재앙이라 할 만한데...젠장 그런일 늘상 

겪고 있지 않은가? ) 


(3) 노구치 박사는 분류는 불필요하다는 걸 강조하면서 "첫째, 분류를 하려면 노력과 시간이 필요하다

 우선 분류항목을 설정해야 하고, 이름짓기에도 신경서야 한다. 또한 개개의 서류를 어느 항목에 넣어야

하는지 일일이 판단해야 한다." "둘째, 보존한 자료의 대부분이 사용되지 않는다. 

(박사의 경우 보존한 것 중 90%는 사용하지 않는다고 한다.) 


따라서, 자료의 보존이라는 것은 무의미한 작업으로 이런일 때문에 귀중한 시간을 낭비한다면 

정말 아깝지 않은가."라고 말한다. 여기서 박사는 무척 인상적인 말을 하는데 다음과 같다. 

"중요한 것은 어떻게든 해내는 것이다. 필요한 정보가 분실되지 않고 어떻게든 나오기만 하면 된다. 

완벽하고 아름다운 시스템을 만들려고 고생할 필요는 없다. 목적은 검색이고, 분류정리는 검색을 

하기 위한 하나의 수단에 불과하다는 사실을 알아야만 한다." 


(4) 노구치 박사가 보기에 "정보에 있어서 질서 있게 정리할 수 있는 것은 이미 죽은 자료뿐"이다. 

왜냐하면 "꾸준히 반복되는 일이라면, 그리고 분류 항목의 고정화가 가능하다면 앞에서 지적한 

문제들도 별로 심각할 게 못 된다. 그러나 같은 일을 반복하는 지적인 업무는 거의 없다. 그리고 

고정화도 불가능하다. 더구나 일의 내용이나 문제 인식은 유동적이어서 시간이 흐름에 따라 변하게 

된다. 그러므로 분류 항목을 고정시킬 수가 없다." 


(5) 그러면 노구치 교수의 문제 해결법을 보자.(종이와 싸우는 초정리법,114-5쪽) 

1.밀어내기 파일링 서류나 자료는 내용으로 분류하지 말고, 오로지 시간순으로 나열한다. 한덩어리로 

된 것은 봉투에 넣어 도착한 순서대로 책장의 왼쪽부터 나열한다. 사용한 것은 왼쪽 끝에 놓는다. 

2.주머니 하나의 원칙 인간의 기억은 장소에 대해서는 약하다. 그러므로 내용에 따라 다른 장소에 

두면 찾기 힘들다. 밀어내기 방식에서는 모든 서류를 하나의 주머니에 넣는다. 

3.시간축 검색 시간축 검색은 매우 강한 위력을 발휘한다. 그 이유는 다음과 같다. 첫째, 사용하려는 

대부분의 서류는 최근 사용한 것을 다시 사용하는 것이다. 둘째, 인간의 기억은 시간 순서에 관해서는 강하다. 


(6) 컴퓨터에 의한 초정리법(167쪽) 

1. 컴퓨터는 고속 검색이 가능하고, 기억 용량이 크기 때문에 파일을 미리 분류 정리할 필요가 없다. 

2. 컴퓨터로 작성하는 파일도 내용으로 분류하지 말고 오로지 시간순으로 나열한다. 이것이 효과적인 

검색으로 나아가는 지름길이다.


(7) 끝으로, 책을 보면서 내내 느낀 점은 인간의 기억이 참으로 불완전하고 인생사라는 것은 고정되어 

있지 않고 언제나 변하는 지라, 분류처럼 질서정연한 방식이 맞지 않을 수도 있겠다는 것과, 문제란 

언제나 나 자신의 한계를 솔직히 인정하고 나서야 비로소 풀린다는 것이었다. 그리고 기억에서와 

마찬가지로 정리의 핵심은 어떻게 효과적으로 검색할 수 있느냐에 달려있다는 생각이다.

Posted by cheer one up
2011. 5. 16. 00:55



미사키 에이치로 지음 / 김현영 옮김 시그마북스


1. 개요 - 메모 관리
  가. 모함노트 : 주기억장치. 출력을 전제로한 기록
  나. 스케쥴노트 : 일정관리 수첩
  다. 메모노트
  라. 보완적 디지털 도구

  -> 나의 경우 다이어리로 스케쥴 관리, To do list로 업무 관리,
      메모지는 자리에 여러 대 두고 손이 가는데로 쓸 수 있게 했음
      다만 모함노트 성격의 노트가 없음


2. 관리 방향성
  가. 일원화 : 분산된 정보는 죽은 정보
  나. 효율(시간) : 결실 > 보관/정리 - 일을 하기 위해 메모하는 것임
                        시간절약과 메모간의 적절한 타협
     1) 적는 속도 > 휴대폰 입력
     2) 파악의 용이 : 시간의 흐름, 전체내용 파악이 용이
  다. 쉽고 간편해야 오래 계속 할 수 있음

  -> 일원화와 효율성과 습관의 중요성
      저자는 적는 속도와 편의성으로 디지털화에 대해서는 부정적. 경험적으로 동의


3. 모함노트 관리
  가. 한 페이지 or 좌우페이지당 한 가지 내용만 기입
      - 쉽게 구분하고 내용 파악이 용이
  나. 시간의 순서로 정리
  다. 날짜 적기
  라. 다양한 펜 사용
     - 시간의 흐름, 추가된 내용 파악 용이
       (적용 : 복사물/인쇄물에는 다른 색으로 메모)
  마. 3way 색인
     1) 날짜 : 기한관리 목적. 오른쪽 방향
     2) 색인 : 주요 프로젝트 관리. 상단
     3) 책갈피 : 현재 페이지. 하단
  바. Plan Do Check Action 원칙으로 작성
     - 예상 > 실행 > 결과 순 정리
     - 예상 : 업무목록 (to do list)
     - 결과 : 소요시간 기록, 결과 및 반성 기록
  사. 활용사례
    1) 기획 : Brain Storm (핵심어 도출) > 유관 생각도 일단 메모 > Mind Map 정리
    2) 회의 : 회의록 첫 장 우상단에 "누가, 언제, 무엇" 에 대한 공간 확보
                 회의록을 축소복사하여 모함노트에 붙임
                 코넬 방식으로 작성 : 주영역 회의내용 기입, 좌측 핵심어, 생각난 아이디어등 메모, 하단에 요점 정리

  - > 적극적으로 도입 검토. 분류를 함에 있어 기호, 숫자보다는 색이 더 효과가 좋음


4. 스켸줄 관리
  가. Access 속도, 변경 등을 고려할 때 종이로 관리가 가장 좋음
  나. 월간단위 관리
    - 공간이 좁으므로 내용 최소화 (언제,어디서,무엇을 ex. 4/10 2-3시 605호 주간회의)
    - 일정협의 요령 : 즉시 합의 > e-mail로 자기참조로 발송 (상호 확인 가능)
    - 업무목록 (to do list) 작성시 예상, 결과 작성 습관화 > 업무능력 향상 효과
    - 정기일정 : 변경되기 쉬우므로 첨삭이 용이한 방법으로 메모 (포스트잇, 연필)

  -> 그래도 알람기능과 검색기능이 있는 디지털 도입이 더 효율적이지 않을지


5. 메모노트 관리
  가. 단편적 핵심어 기록
  나. 잘라내서 모함노트에 붙임
  다. 업무(task)와 아이디어 중심
  라. 활용사례
     - 1페이지당 1개 주제 메모, 다음장 비움
     - 이동을 하며 주제를 차례로 읽고 아이디어가 있는 경우 다음장에 핵심어 메모

  - 시간을 아끼기 위해 그냥 붙이는 방식 도입 필요


6. 자기투자
  가. 모함노트와 같이 관리 : 공부/자격증등
     - 빈시간 활용 가능, 스케쥴과 연계가 용이
  나. 독서 : 활용중심으로 실행하기 위해
     - 얻은 점을 업무목록 (to do list)에 기입 : 내용을 구체화 할 것
     - 닭꼬치 메모 : 내용 - 감상 - 내용 - 감상 .....
     - 책자체를 자르거나 복사하여 스크랩 (시간 절약)
  다. 세미나
     - 참석 목적 사전 정의 (무엇을 얻을 것인지)
     - 청강하며 지금의 문제가 무엇인지 메모

  -> 독서 후 기록의 중요성 통감. 닭꼬치식 시도


7. 디지털
  가. 검색 속도와 휴대성 및 알람 기능 good
  나. 노트 한 권당 한 폴더에 jpg 스캔 or 촬영
     - ex. "Note_2011_0515_주요주제명"으로 폴더이름 정리
  다. 스마트폰에 위의 내용을 저장

  -> 촬영과 폴더 저장 방식 도입


8. 기타
  - 레코딩 다이어트 : 먹는 음식을 기록하는데 중점 (원인 파악)
  -
도구의 질 : 즐거움(fun), 대외적 인상, 동기부여 용이
  - 접수처에는 사람을 두지 않는다(노력과 비교하면 가치가 없으므로)

  ->나의 경우는 전화 응대의 비생산성. 빈자리 전화까지 받음으로 인해 업무효율 저하

 


총평 : 지금까지 읽어본 메모, 정리에 관한 책 중 가장 와닫는 책이었다. 저자의 메모방식과
사용 도구를 설명하며 사실성 있는 메모 노하우를 전수 받은 느낌이다. 얇고 읽기 쉬운
내용이라 부담없이 3번 읽었다. 사회 초년생이나 메모와 정리에 약하신 분에게 강추!


Posted by cheer one up
2011. 5. 8. 03:29

사회생활을 시작하며 메모를 시작했습니다.
그 전에는 메모가 필요할 만큼 많은 일을 처리한 적도 없으며 못하면 다음에 하면 되었으니까요.

메모를 강력하게 시작한 개기는 첫 회사의 팀장이 지시한 내용과 중간과정과 마무리 과정에서
계속해서 말을 바꾸며 몇 번 뒷통수를 맞았었기 때문입니다.

어떻게 하면 잘 메모해서 이를 업무에 반영하고 이를 근거로 손해를 안보기 위해서 한 것으로
이후 메모를 잘한다, 꼼꼼하다라는 말을 듣기도 하는 원동력이 되었습니다.
(지금 팀장님께는 일 못한다, 대충한다는 말을 듣고 살고 있지만...)


초기 플랜클린플래너를 이용해 관리했지만 업무의 우선순위나 일정의 조정이 불가능한
최말단인 저에게 조금은 안맞는다는 점을 느꼈습니다.

그리고 Sony에서 Palm기반 PDA가 나올 때 처음 PDA를 사용 해보고 하며 GTD의 기본만을 알게
되었습니다. 그러나 당시 업무의 수가 그리 많지 않고 단지 방어용으로 한 두개의 PJT 업무지시
정리중심의 메모면 충분했기에 도입을 고려하지는 않았습니다.


현재의 회사에 입사해서는 계속적인 자잘한 민원업무와 처리사항과 PJT성 업무가 복합적으로
밀려드는 특수한 상황에서 플랭클린플래너의 Top-down관리방식은 도저히 적용을 할 수 없었습니다.

이때 기억난 것이 군대 행정병 시절 중대장의 To Do List로 업무를 보던 방식이었습니다.
아주 간단한 형식의 관리로 A4지에 해야 할 일을 나열하고 하나하나 상황에 따라 처리하는
방식으로 총무적인 업무를 처리함에 있어서는 상당한 효용이 있었습니다.

이를 잘 나타낸 비교표를 웹에서 발견하여 첨부합니다.

< 참조 : 출처  액션포커스 님의 블로그 http://cafe.naver.com/actionfocus/152 >


http://futureshaper.tistory.com/tag/GTD?page=2


Posted by cheer one up